Συχνές ερωτήσεις

Ιδρύματα - Επαφές

Οι επαφές είναι απαραίτητες τόσο από την υπηρεσία υποστήριξης του ΣΕΑΒ όσο και από την ORCID για την εκπροσώπηση του ιδρύματος της κοινοπραξίας. Υπάρχουν διαφορετικοί ρόλοι και τύποι επαφών. Οι δύο βασικοί τύποι επαφών είναι:

  • Κύρια επαφή
  • Τεχνική επαφή

Υπάρχουν και άλλοι τύποι επαφών που μπορεί να υπάρχουν στο ίδρυμά σας, οι οποίοι μπορούν να δηλωθούν από την υπηρεσία Self Service:

  • Επικοινωνία σχειτκά με την τιμολόγηση
  • Επαφή για επικοινωνία
  • Κάτοχος άδειας
  • Άλλη επαφή

Διαφορετικοί άνθρωποι μπορεί να χρειάζεται να υπάρχουν για κάθε ρόλο. Για παράδειγμα οι επαφές μπορούν να προέρχονται από τη βιβλιοθήκη, την επιτροπή ερευνών ή το IT τμήμα του ιδρύματός σας. Εξαρτάται από τον τρόπο με τον οποίο λειτουργούν οι διάφορες υπηρεσίες στο ίδρυμά σας καθώς και ποιες από αυτές συμβάλλουν/θα συμβάλλουν στην υλοποίηση της ORCID. Οι παρακάτω ερωτήσεις και απαντήσεις προσπαθούν να εξηγήσουν πού χρησιμοποιείται η κάθε επαφή για να σας βοηθήσει να επιλέξετε το σωστό άτομο.

Η κύρια επαφή είναι απαραίτητη, διότι είναι το βασικό πρόσωπο που θα είναι σε θέση να χειριστεί και να ενεργήσει εκ μέρους του ιδρύματος στην επικοινωνία σχετικά με την ORCID στο ίδρυμά σας και το οποίο είναι σε θέση να ανταποκρίνεται. Η κύρια επαφή αντιπροσωπεύει το μέλος της κοινοπραξίας (το ίδρυμα) σε θέματα προνομίων μελών (όπως η ψηφοφορία) και έχει τη δυνατότητα να ενεργεί εξ ονόματος του ιδρύματος. Στην υπηρεσία Self Service αυτή η επαφή χαρακτηρίζεται ως “Main relationship contact (OFFICIAL)”

Η κύρια επαφή λαμβάνει την επίσημη αλληλογραφία από την ORCID και τον ΣΕΑΒ. Σε αυτήν συμπεριλαμβάνονται το μηνιαίο ενημερωτικό δελτίο από την ORCID, οποιεσδήποτε σημαντικές ανακοινώσεις από την ORCID, π.χ. για θέματα ασφαλείας ή υπηρεσιών, προσκλήσεις σε εκδηλώσει από τον ΣΕΑΒ, ειδοποιήσεις για τυχόν νέες πρωτοβουλίες ή αλλαγές στις υπηρεσίες από τον ΣΕΑΒ και την ORCID.

Συγκεκριμένα, η ORCID θα επικοινωνεί με την κύρια επαφή για τους σκοπούς των δικαιωμάτων ψήφου που σχετίζονται με συμμετοχή του ιδρύματος στην ORCID. Παρόλο που η επαφή ψηφοφορίας είναι συνήθως η κύρια επαφή, εάν το ίδρυμα επιθυμεί,  μπορεί να μεταβιβαστεί το δικαίωμα και η ευθύνη της ψηφοφορίας σε άλλη επαφή.

Η κύρια επαφή πρέπει να είναι σε θέση να χειρίζεται όλα τα ερωτήματα σχετικά με την πρόοδο της υλοποίησης του ORCID στο ίδρυμά σας (είτε απαντώντας απευθείας, είτε αναθέτοντας το ερώτημα στους αρμόδιους). Πρέπει να είναι σε θέση να αναφέρουν ποια πληροφοριακά συστήματα συνδέονται με το API της ORCID, εάν υπάρχουν, καθώς και τους τύπους συναλλαγών που επιτρέπονται στο ίδρυμα. Μπορεί να είναι υπεύθυνοι για την ενημέρωση για την ORCID σε άλλο προσωπικό, για όποιον τυχόν επιχειρηματικό σχεδιασμό γύρω από την ORCID ή για να αναφέρουν σχετικά με τη χρήση ORCID εσωτερικά ή σε εξωτερικούς φορείς. Θα τους ζητηθεί να συμμετάσχουν με την ORCID και τον ΣΕΑΒ σε οποιεσδήποτε πρωτοβουλίες ή οποιαδήποτε διαδικασία αξιολόγησης.

Συνοψίζοντας στην παρακάτω λίστα μπορείτε να δείτε τί θα λαμβάνει η κύρια επαφή:

  • Μηνιαίο ενημερωτικό δελτίο της ORCID
  • Emails από την ORCID σχετικά με την ψηφοφορία
  • Emails από τον ΣΕΑΒ σχετικά με εκδηλώσεις που εκτελούνται από τον ΣΕΑΒ για την συμμετοχή στην ORCID
  • Ερωτηματολόγια
  • Αιτήματα ή πληροφορίες σχετικά με νέες πρωτοβουλίες
  • Πληροφορίες σχετικά με τις αρχικές κινήσεις ως νέο μέλος της ORCID

Όταν ένα ίδρυμα προσχωρεί ως μέλος στην ORCID, ξεκινά να χτίζει μια διασύνδεση για να χρησιμοποιεί το ORCID-API ή να συνδέεται χρησιμοποιώντας κάποιο λογισμικό που προσφέρει διασύνδεση με την ORCID (όπως πχ. ένα λογισμικό CRIS). Για να αποκτήσει πρόσβαση στο API, χρειάζεται πιστοποίηση (αναγνωριστικό και ‘μυστικό κλειδί’ / κωδικός πρόσβασης). Η τεχνική επαφή θα είναι υπεύθυνη για την αίτηση αυτών των διαπιστευτηρίων, τη διαχείριση των κλειδιών του API για τις εφαρμογές και για την περιγραφή της διαδικασίας ολοκλήρωσης, καθώς και θα δρα ως κύρια επαφή για τυχόν τεχνικά ερωτήματα από την ORCID. Για παράδειγμα, θα ενημερώνονται για τυχόν διακοπές λειτουργίας, αλλαγές στο API ή,  αν τυχόν εντοπιστεί, για ύποπτη δραστηριότητα κ.λπ.

Η δήλωση της κατάλληλης τεχνικής επαφής εξαρτάται από τη θεσμική οργάνωση και τις υποδομές που έχει το κάθε ίδρυμα.

Για τα ιδρύματα που χρησιμοποιούν συστήματα CRIS ή αποθετήρια για να συνδέονται με την ORCID, το άτομο που είναι υπεύθυνο για τα συστήματα αυτά ορίζεται κάποιες φορές ως τεχνική επαφή. Εναλλακτικά, τα ιδρύματα που υλοποιούν μόνα τους αντίστοιχα πληροφοριακά συστήματα συνήθως ορίζουν ως τεχνική επαφή τον υπεύθυνο προγραμματιστή που αναπτύσσει αυτά τα πληροφοριακά συστήματα. Σε κάθε περίπτωση θα μπορούσε να αναλάβει το ρόλο αυτό ένας ανώτερος υπάλληλος ή ο υπεύθυνος ΙΤ, ο οποίος επιβλέπει τα διάφορα συστήματα ΙΤ.

Η τεχνική επαφή θα εγγραφεί στο ενημερωτικό δελτίο της ORCID. Συνιστάται ιδιαίτερα οι τεχνικές επαφές να εγγραφούν στην ομάδα χρηστών του ORCID-API, όπου γίνονται ανακοινώσεις σχετικά με αλλαγές και προγραμματισμένες αναβαθμίσεις στο API και όπου μπορεί να ζητηθεί βοήθεια από άλλους χρήστες που χρησιμοποιούν το API. Το κύριο σημείο επαφής για τυχόν τεχνικά ερωτήματα για τα μέλη του ΣΕΑΒ σχετικά με την ORCID θα πρέπει να είναι πάντα το orcid@heal-link.gr ως σημείο εκκίνησης και τα ερωτήματα θα κλιμακώνονται ανάλογα με τις ανάγκες.

Συνοψίζοντας στην παρακάτω λίστα μπορείτε να δείτε παραδείγματα επικοινωνίας που θα λαμβάνει η τεχνική επαφή:

  • Προειδοποίηση για αλλαγές ή αναβαθμίσεις στο API
  • Αιτήματα για πληροφορίες σχετικά με τον τύπο και την έκδοση των πληροφοριακών συστημάτων που συνδέονται με το ORCID
  • Οποιαδήποτε ερώτηση σχετικά με τα διαπιστευτήρια για τη διασύνδεση με το ORCID-API

Η σγγκεκριμένη επαφή λόγω της φύσης και της χρηματοδότησης που έχει ο ΣΕΑΒ για τη Συμφωνία Κοινοπραξίας με την ORCID, διαχειρίζεται από τον ΣΕΑΒ και δεν χρειάζεται να δηλωθεί.

Μπορούν να προστεθούν επιπλέον επαφές κατόπιν αιτήματος ως δευτερεύουσες επαφές. Μπορούν επίσης να λαμβάνουν το ενημερωτικό δελτίο ORCID (πρέπει να το δηλώσετε όταν οριστεί η επαφή). Τα ιδρύματα επιλέγουν περιστασιακά να προσθέσουν μια εσωτερική λίστα αλληλογραφίας για μια ομάδα που είναι από κοινού υπεύθυνη για ένα σύστημα ή μια διαδικασία.

Στην υπηρεσία Self Service οι επιπλέον ρόλοι που μπορούν να οριστούν σε μια επαφή για ένα ίδρυμα είναι:

  • Επαφή σχετικά με την τιμολόγηση (Invoice Contact)
    • Η σγγκεκριμένη επαφή λόγω της φύσης και της χρηματοδότησης που έχει ο ΣΕΑΒ για τη Συμφωνία Κοινοπραξίας με την ORCID, διαχειρίζεται από τον ΣΕΑΒ και δεν χρειάζεται να δηλωθεί. 
  • Επαφή επικοινωνίας (Comms Contact)
    • Πρόκειται για άτομα που είναι υπεύθυνα για τις επικοινωνία και προώθηση της ORCID και των δραστηριοτήτων της στο ίδρυμα.
  • Άλλες επαφές (Other Contacts)
    • Όλες οι επαφές του ιδρύματος που εμπλέκονται με κάποιο τρόπο με την ORCID και μπορεί να χρειαστεί να ενημερωθούν για οποιεσδήποτε σχετικές ανακοινώσεις από τον ΣΕΑΒ ή την ORCID.

Για ορισμένα ιδρύματα που δεν έχουν ξεκινήσει ή τώρα αναπτύσσουν τη στρατηγική τους για την ORCID και όπου δεν υπάρχει ακόμη κάποιο πρόσωπο που θα αναλάβει τον ρόλο της τεχνικής επαφής, το εκπαιδευμένο προσωπικό του ΣΕΑΒ θα βοηθήσει την κύρια επαφή στις απαντήσεις και επεξηγήσεις σε τυχόν τεχνικά ερωτήματα και ανακοινώσεις, έως ότου ανατεθεί ο αυτός ο ρόλος σε κάποιον από το ίδρυμα. Μέχρις ότου το ίδρυμα ζητήσει διαπιστευτήρια για το ORCID-API και αρχίσει να τα χρησιμοποιεί σε μια υλοποίηση, η τεχνική επαφή δεν είναι κρίσιμη/απαράιτητη.

Παρακαλούμε επικοινωνήστε με το τμήμα υποστήριξης του ΣΕΑΒ για την ORCID: orcid@heal-link.gr